Staff Update 04-07-20

Posted by Tamra Spence on 4/7/2020

Dear PfISD Pfamily,

We now have a week under our belt with the Remote Learning, and hopefully, you all are somewhat settling into a groove. If you're still not entirely comfortable, take heart, this is a challenging task the state is asking of our teachers and staff, and Rome wasn't built in a day. We will get there together. Our Instructional Technology team has created a brief video tutorial to help you navigate the Remote Learning website. You can check it out here. Please feel free to share this link with your students and parents as well.

Even as we are adjusting to our "new normal," our regular work is still there, and the staff is working to stay current with our timetables as we continue to plan for the next school year. One item which affects many of our campus staff members is our staff transfer window. Effective with the 2020-2021 school year, PfISD employees will be allowed to transfer year-round, except for Aug. 1-Oct. 1. This change was enacted to provide maximum flexibility to our staff and hopefully retain more employees within our district. Please view the attachment to review all Voluntary Transfer Requirements

Also, planning for next year, we are looking at rescheduling our prekindergarten and kindergarten registration, and we expect to provide more information on dates and procedures next week.

We are also continuing with our Skyward transition even during our closure and will launch our new Employee Access Center through Skyward on the district website tomorrow, April 8. You can find the link to the new Employee Access by clicking the staff tab on the website. Employees will log in with their enumber and district password. Similar to the previous version, the new system will allow employees to view their April check stub, leave balance along with other functions such as changing their emergency contact and mailing address. The link to the old Employee Access will also remain active at this time to allow employees to look at their check history, as only new paychecks will be in the new system. We are still working with Skyward to determine what historical information will be able to migrate into the system. Additionally, please check the pdf above for more information on the new Employee Access System.

As you have seen in our parent and staff communications, we know we have many questions from our parents, students, and staff, and we have directed parents to contact both their student's teachers and their campus principal. The Communications team has also been answering questions from both staff and parents, and, like you, they are working to keep up with the flood. We know all of our staff members are being pulled in a variety of directions, and we have come up with a new system that will hopefully provide relief while also providing excellent customer service and timely responses with our parents. 

Our district is utilizing K12 Insight to create a "Let's Talk" page on our website. This page will have multiple buttons that parents, students, and employees can choose from to ask a question and make a comment or suggestion. We will have buttons on the following: Payroll, Food Services/Meals, Technology, HR/Benefits/Leaves, Online Learning, and General Coronavirus Questions. Additionally, we are adding buttons for each campus for parents to direct any questions or comments. I know this is a new system, and it may seem like a difficult time to roll out a new system, but we have high hopes that this will allow us to ensure that questions are being routed to the correct source and answered promptly. For technology questions and problems, staff members are still asked to use our Technology Help Desk.

We began distributing technology devices to students last week for those whose parents completed the survey by March 30 at 12:30 p.m. We have had many questions from parents and staff members regarding the distributions and who was chosen. As PfISD is not a 1-to-1 district, we do not have enough technology devices for every student. Additionally, we had to allocate some technology devices to our teachers and staff members to enable them to work from home, which also depleted some of our resources. As such, we are trying to provide services to students with the highest needs first. 

Due to the difference between the number of students in PfISD and the number of laptops the district owns, a majority of households will receive one laptop. There are a few instances where a family will receive two laptops due to a high number of students within one home. Once we complete the distribution to those students, we will review the number of devices we have remaining and consider ways to distribute additional laptops. If a student is designated to receive a device, the parent will receive an email with information on pick-up location, date, and time. The student-device request form is still available, and devices will be distributed based on the criteria above.

We continue to provide meals for our families at ten locations across the district, and last week alone, we provided 48,484 meals to our families! We are so appreciative of the hard work by our food service providers who continue to passionately serve our students and families. Last week the Texas Department of Agriculture adjusted meal requirements to ensure the meals picked up were for children under 18. These guidelines require adults who pick up meals without students to provide one of the following: 

  • Official letter/email from school listing children enrolled
  • Individual student report cards
  • Attendance record from parent portal of school website
  • Birth certificate for children
  • Student ID cards

We will continue to provide breakfast, lunch, and dinner for our families during our school closure. Please visit our website for locations and times.

We know this quarantine has hit some of our families hard, and we expect to have more families reaching out for assistance due to loss of jobs or inability to work. Please know that we are here for you and happy to lend a hand. At times like this, it's important for our community to pull together and help each other. We encourage any family who will need meal assistance to please complete the Free and Reduced Meal Application online today. Doing so now will help for a smoother transition for any students who have a need, if and when we return to school.

I hope everyone is staying safe, practicing social distancing and other safety precautions. We are looking forward to seeing all of our PfISD Pfamily members when this quarantine is over. As a sign of hope, our Pfield Stadium and other stadiums around the district will join other districts around the state by burning our stadium lights this Thursday from 8-9 p.m. as a symbol of hope and assurance to our students, teachers, community, and all who need support during this time. We may be closed, but we are always here! #BeTheLight

In the best interest of students,

Doug

Dr. Douglas Killian
Superintendent

 

Querida Pfamilia de PfISD:

Tenemos una semana con el Aprendizaje a distancia, y esperamos que todos ustedes se estén adaptando. Si aún no están del todo cómodos, anímense, es una tarea difícil que el estado le pide a nuestros profesores y personal, y Roma no se construyó en un día. Llegaremos juntos. Nuestro equipo de Tecnología Instruccional ha creado un breve video tutorial para ayudarle a navegar por el sitio web de Aprendizaje a Distancia. Puedes verlo aquí. Por favor, siéntase en libertad de compartir este enlace con sus estudiantes y padres también.

 Incluso mientras nos ajustamos a nuestro "nuevo normal", nuestro trabajo regular sigue ahí, y el personal está trabajando para mantenerse al día con nuestros horarios mientras seguimos planeando para el próximo año escolar. Un punto que afecta a muchos de los miembros del personal de la escuela es la ventanilla de transferencia de personal. A partir del año escolar 2020-2021, los empleados de PfISD podrán transferirse todo el año, excepto del 1 de agosto al 1 de octubre. Este cambio se promulgó para proporcionar la máxima flexibilidad a nuestro personal y esperamos retener a más empleados en nuestro distrito. Por favor, vea el anexo para revisar todos los requisitos de transferencia voluntaria.

 Asimismo, en la planificación para el próximo año, estamos buscando reprogramar nuestra inscripción para el preescolar y el kínder, y esperamos proporcionar más información sobre las fechas y procedimientos la próxima semana.

También continuamos con nuestra transición a Skyward incluso durante nuestro cierre y lanzaremos nuestro nuevo Centro de Acceso para Empleados a través de Skyward en la página web del distrito mañana 8 de abril. Puede encontrar el enlace al nuevo Acceso de Empleados haciendo clic en la pestaña de personal en el sitio web. Los empleados se conectarán con su número y contraseña del distrito. Al igual que la versión anterior, el nuevo sistema permitirá a los empleados ver su talón de cheque de abril y el saldo de vacaciones junto con otras funciones como el cambio de su contacto de emergencia y dirección postal. El enlace al antiguo Acceso de Empleados también permanecerá activo en este momento para permitir a los empleados ver su historial de cheques, ya que sólo los nuevos cheques de pago estarán en el nuevo sistema. Seguimos trabajando con Skyward para determinar qué información histórica será migrada al sistema. Por favor revise el adjunto para más información sobre el nuevo sistema de Acceso de Empleados .

Como han visto en nuestras comunicaciones con los padres y el personal, sabemos que tenemos muchas preguntas de nuestros padres, estudiantes y personal, y hemos dirigido a los padres a contactar tanto a los maestros de sus estudiantes como al director de su escuela. El equipo de comunicaciones también ha estado respondiendo a las preguntas del personal y de los padres, y, como ustedes, están trabajando para mantenerse al día con el diluvio. Sabemos que todos los miembros de nuestro personal están siendo jalados en diferentes direcciones, y hemos creado un nuevo sistema que esperamos que proporcione alivio y al mismo tiempo proporcione un excelente servicio al cliente y respuestas oportunas a nuestros padres.

Nuestro distrito está utilizando K12 Insight para crear una página de "Hablemos" en nuestro sitio web (http://www.pfisd.net/Page/7772). Esta página tendrá varios botones que los padres, estudiantes y empleados pueden elegir para hacer una pregunta y hacer un comentario o sugerencia. Tendremos botones en lo siguiente: Nómina, Servicios de Alimentos/Comidas, Tecnología, Recursos Humanos/Beneficios/Permisos, Aprendizaje en línea, y Preguntas Generales sobre Coronavirus. Además, estamos agregando botones para cada escuela para que los padres puedan dirigir cualquier pregunta o comentario. Sé que este es un sistema nuevo, y puede parecer un momento difícil para desplegar un nuevo sistema, pero tenemos grandes esperanzas de que esto nos permita asegurarnos de que las preguntas se dirijan a la fuente correcta y se respondan con rapidez. Para preguntas y problemas de tecnología, se sigue pidiendo a los miembros del personal que utilicen nuestro Servicio de Ayuda Tecnológica.

La semana pasada comenzamos a distribuir dispositivos tecnológicos a los estudiantes para aquellos cuyos padres completaron la encuesta antes del 30 de marzo a las 12:30 p.m. Hemos tenido muchas preguntas de los padres y miembros del personal con respecto a las distribuciones y quién fue elegido. Como PfISD no es un distrito de 1 a 1, no tenemos suficientes dispositivos de tecnología para cada estudiante. Además, tuvimos que asignar algunos dispositivos de tecnología a nuestros maestros y miembros del personal para que puedan trabajar desde casa, lo que también agotó algunos de nuestros recursos. Por lo tanto, estamos tratando de proporcionar servicios a los estudiantes con las mayores necesidades primero.

 Debido a la diferencia entre el número de estudiantes en PfISD y el número de computadoras portátiles que el distrito posee, la mayoría de los hogares recibirán una computadora portátil. Hay algunos casos en los que una familia recibirá dos portátiles debido a un alto número de estudiantes dentro de un hogar. Una vez que completemos la distribución a esos estudiantes, revisaremos el número de dispositivos que nos quedan y consideraremos formas de distribuir portátiles adicionales. Si un estudiante es designado para recibir un dispositivo, el padre recibirá un correo electrónico con información sobre el lugar para recogerlo, la fecha y la hora. El formulario de solicitud de dispositivos para estudiantes aún está disponible, y los dispositivos se distribuirán en base a los criterios anteriores.

Seguimos proporcionando comidas a nuestras familias en diez sitios en todo el distrito, y ¡sólo la semana pasada, proporcionamos 48,484 comidas a nuestras familias! Estamos muy agradecidos por el duro trabajo de nuestros proveedores de servicios de comida que continúan sirviendo con pasión a nuestros estudiantes y familias. La semana pasada el Departamento de Agricultura de Texas ajustó los requisitos de comida para asegurar que las comidas recolectadas fueran para niños menores de 18 años. Estas pautas requieren que los adultos que recojan las comidas sin los estudiantes proporcionen uno de los siguientes:

  • Carta o correo electrónico oficial de la escuela con la lista de los niños matriculados
  • La boleta de calificaciones de cada estudiante
  • Registro de asistencia del portal de padres del sitio web de la escuela
  • Certificado de nacimiento de los niños
  • Tarjetas de identificación de los estudiantes

Seguiremos proporcionando desayuno, almuerzo y cena a nuestras familias durante el cierre de las escuelas. Por favor, visite nuestra página web para conocer los lugares y horarios.

Sabemos que esta cuarentena ha golpeado duramente a algunas de nuestras familias, y esperamos que más familias busquen ayuda debido a la pérdida de sus trabajos o a la incapacidad de trabajar. Por favor, sepan que estamos aquí para ustedes y felices de echarles una mano. En momentos como éste, es importante para nuestra comunidad unirse y ayudarse mutuamente. Animamos a cualquier familia que necesite ayuda con las comidas a que por favor llene la Solicitud de Comida Gratis y a Precio Reducido en línea hoy mismo. Hacerlo ahora ayudará a que la transición sea más fácil para los estudiantes que lo necesiten, siempre y cuando regresemos a la escuela.

Espero que todos estén protegidos, practicando el distanciamiento social y otras precauciones de seguridad. Esperamos ver a todos nuestros miembros de la familia PfISD cuando esta cuarentena termine. Como signo de esperanza, nuestro estadio Pfield y otros estadios del distrito se unirán a otros distritos alrededor del estado al encender las luces de nuestro estadio este jueves de 8-9 p.m. como un símbolo de esperanza y seguridad para nuestros estudiantes, maestros, comunidad y todos los que necesiten apoyo durante este tiempo. Puede que estemos cerrados, ¡pero siempre estamos aquí! #BeTheLight

En el mejor interés de los estudiantes,

Doug

Dr. Douglas Killian
Superintendente